Fallstudie: Inventariesystem

Bakgrund

Innan införandet hanterades IT-utrustning med manuella listor och ad hoc-rutiner. Det ledde till att information snabbt blev inaktuell: utrustning bytte användare, flyttades mellan avdelningar eller låg kvar som “okänd” i en Excel-fil. Vid felsökning, onboarding/offboarding och inköp fanns det ingen tillförlitlig bild av nuläget.

Mål

• Central överblick över all IT-utrustning (laptop, mobil, skärm, skrivare, dockor, nätverksutrustning).
• Tydlig tilldelning per användare + historik (vem hade enheten och när).
• Status/livscykel (i drift, lager, på service, avskriven) och snabb avvikelsekontroll.
• Snabbare hantering vid onboarding/offboarding och supportärenden.

Lösning

Vi installerade och konfigurerade ett inventariesystem anpassat för IT-utrustning med fokus på spårbarhet, datakvalitet och enkel administration. Varje enhet registrerades med relevanta fält och standardiserade kategorier. Vi satte även upp roller (användare/admin), rutiner och en enkel kontrollprocess.

Exempel på standardfält:

Asset-ID (intern)
Typ (Laptop / Mobil / Skärm / Nätverk / Övrigt)
Serienummer
Modell
Tilldelad användare
Placering
Status (i drift / lager / service / avskriven)
Inköpsdatum + garanti
Noteringar + historiklogg
        

Uppföljning efter 1 vecka (skarp drift)

Under uppföljningen kontrollerades både användarsidan och adminsidan, samt att rutinerna faktiskt fungerade i vardagen. Fokus låg på tre saker: datakvalitet, spårbarhet och arbetsflöde.

Det här kontrollerades – användarsidan

• Att personal enkelt kan hitta “sin” utrustning och se grundinfo utan att behöva fråga IT.
• Flöde för utlämning/byte/retur: att varje händelse blir registrerad utan extra steg.
• Att felanmälan kan kopplas till rätt enhet (minskar “vilken laptop menar du?”-momentet).
• Att användarna förstår status och ansvar (t.ex. vid offboarding).

Det här kontrollerades – adminsidan

• Datakvalitet: att obligatoriska fält är ifyllda och att serienummer/ID är konsekventa.
• Spårbarhet: att historiklogg visar tilldelningar och statusförändringar.
• Rapporter: lagerlista, enheter per avdelning, enheter utan tilldelning, enheter med utgående garanti.
• Rutiner: hur snabbt en ny enhet kan läggas in, tilldelas och följas upp.

Resultat

Efter 1 vecka i skarp drift hade kunden en tydlig överblick över sin IT-utrustning och en rutin som faktiskt användes. Support och administration gick snabbare eftersom rätt utrustning kunde identifieras direkt, och onboarding/offboarding blev mer kontrollerat.

”Nu kan vi se exakt vem som har vilken utrustning och vad som finns i lager – utan att leta i listor. Det sparar tid varje vecka.”
– Kontaktperson hos kund